Kenapa Format Dokumen Penting di MS365 dan Bagaimana Format Lama Menjejaskan Kerja Kolaborasi

Oleh -

Pengenalan

Pernahkah anda membuka fail Excel atau Word di Microsoft Teams untuk membuat kerja, tetapi disambut dengan amaran: "File is locked for editing by..."? Atau mungkin anda hairan mengapa butang "AutoSave" anda sentiasa berwarna kelabu dan tidak berfungsi? Puncanya sering kali bukan kerana internet yang perlahan atau sistem yang rosak, tetapi kerana Format Dokumen yang anda gunakan. Walaupun kita sudah menggunakan perisian canggih Microsoft 365, ramai masih tidak sengaja menyimpan kerja dalam format lama (.doc atau .xls). Artikel ini akan menjadi panduan anda dalam tiga bahagian: Mengenal Perbezaan, Kesan Buruk Terhadap Kerja, dan Cara Menukarnya Dengan Selamat.


Cara Mengenal Pasti Format Lama vs Baru

Perkara paling asas adalah mengetahui fail mana yang menjadi punca masalah. Anda boleh mengenalnya melalui nama fail tersebut.

1. Format Lama (Legasi)

Ini adalah format yang digunakan pada era Microsoft Office 97-2003. Ia berakhir dengan .doc (untuk Word) atau .xls (untuk Excel). Jika anda melihat tulisan [Compatibility Mode] pada bahagian atas tetingkap perisian anda, itu bermakna anda sedang menggunakan format lama ini. Ia ibarat menggunakan enjin kereta lama pada badan kereta moden.

2. Format Baru (Moden)

Format moden mempunyai satu huruf tambahan di hujung, iaitu huruf "X". Ia berakhir dengan .docx atau .xlsx. Huruf "X" ini mewakili teknologi XML yang menjadikan fail lebih ringan, lebih stabil, dan yang paling penting—ia membolehkan sistem "cloud" membaca data tersebut dengan pantas.


 Bagaimana Format Lama Menjejaskan Kolaborasi Pasukan

Mengapa Jabatan IT sering meminta anda menggunakan format baru? Ini kerana format lama mematikan beberapa fungsi kritikal produktiviti pejabat.

1. Tiada Fungsi "Co-Authoring" (Edit Serentak)

Microsoft 365 dicipta supaya ramai orang boleh mengedit satu dokumen serentak (Live Editing). Namun, fungsi ini tidak wujud dalam format lama. Jika anda guna format lama, sistem akan menggunakan kaedah kuno: "Seorang masuk, pintu dikunci." Apabila anda membuka fail itu, rakan lain terpaksa menunggu ("Read Only") sehingga anda menutupnya. Ini melambatkan kerja satu pasukan terutamanya bila menghampiri tarikh akhir (deadline).

2. Risiko Kehilangan Data (Autosave Dimatikan)

Pernahkah komputer anda terpadam tiba-tiba dan kerja anda hilang? Ciri AutoSave (butang di bucu kiri atas) yang menyimpan kerja anda secara automatik setiap saat hanya berfungsi pada format baru (.docx/.xlsx). Jika anda menggunakan format lama, anda perlu menekan butang 'Save' secara manual setiap kali. Jika terlupa, risiko kehilangan data sangat tinggi.


Sudah Terlanjur Guna Format Lama? Lakukan Ini Segera!

Jangan risau, anda tidak perlu menaip semula dokumen tersebut dari awal. Anda hanya perlu menukar "kulit" fail tersebut. Ikuti langkah mudah ini.

1. Pastikan Fail Disimpan Dahulu (Elak Kehilangan Kerja)

Ramai pengguna menganggap dokumen mereka telah disimpan secara automatik, sedangkan AutoSave tidak akan berfungsi jika fail masih berada dalam format lama (*.doc / .xls). Jika pengguna terus menutup dokumen tanpa menekan Save As, sebarang perubahan yang dibuat memang akan hilang.

Sebelum menutup dokumen, pastikan anda:

  • Tekan Save As untuk menukar fail kepada format moden (*.docx / .xlsx).

  • Simpan fail tersebut di lokasi yang betul (contohnya dalam OneDrive jika mahu AutoSave berfungsi).

  • Pastikan status dokumen menunjukkan ia telah berjaya disimpan dalam format baharu.

Langkah mudah ini memastikan kerja anda tidak hilang walaupun anda bergantung kepada AutoSave atau lupa menekan Save secara manual.

2. Cara Manual: "Save As" (Paling Selamat)

Jika anda tersedar bahawa dokumen masih berada dalam format lama (*.doc / .xls), kaedah “Save As” ialah pilihan paling selamat untuk menukar format tanpa menjejaskan fail asal. Anda tidak perlu menutup atau membuka fail baru — cukup lakukan langkah berikut:

  • Buka fail asal dalam Word atau Excel.

  • Pergi ke File > Save As.

  • Pada bahagian Save as type, pilih format moden seperti

    • Word Document (*.docx)

    • Excel Workbook (*.xlsx)

  • Tekan Save untuk menghasilkan salinan baharu dalam format moden.

Kaedah ini memastikan anda mempunyai dua versi — fail lama sebagai backup, dan fail baharu yang lebih stabil serta mesra kolaborasi.

3. Cara Pantas: Menu "Convert"

Jika anda mahu menaik taraf fail dengan lebih cepat, Microsoft menyediakan butang Convert yang menaik taraf dokumen sedia ada tanpa perlu menyimpan salinan baru secara manual.

  • Buka fail tersebut dan pergi ke File > Info.

  • Jika fail menggunakan format lama, anda akan melihat label Compatibility Mode.

  • Klik butang Convert, kemudian tekan OK.

Fail anda akan ditukar terus ke format moden, biasanya dengan saiz lebih kecil dan prestasi lebih baik. Selepas proses ini, anda boleh terus menyunting, berkongsi, atau mengaktifkan ciri lanjutan seperti AutoSave dan Version History.

4. Periksa Format dan Fungsi Selepas Menukar Fail

Selepas menaik taraf fail kepada format moden, lakukan semakan ringkas untuk memastikan semua elemen dipaparkan dengan betul. Format lama kadang-kadang menyebabkan perubahan kecil pada layout.

  • Jadual & Alignment: Pastikan kolum tidak berubah saiz dan kedudukan teks masih teratur.

  • Spacing & Perenggan: Semak jarak antara perenggan dan baris supaya tidak terlalu rapat atau renggang.

  • Bullet & Numbering: Pastikan gaya bullet tidak bertukar selepas convert.

  • Gambar & Shapes: Periksa kedudukan gambar, ikon, dan text box supaya tidak lari daripada tempat asal.

  • Formula (Excel): Pastikan formula masih berfungsi dan tidak bertukar menjadi teks.

Semakan ringkas ini memastikan fail moden anda kelihatan profesional dan bersedia untuk dikongsi.

5. Aktifkan AutoSave dan Version History

Selepas fail berada dalam format (*.docx / .xlsx), anda boleh memanfaatkan fungsi tambahan seperti AutoSave dan Version History — ciri yang tidak tersedia untuk format lama.

  • AutoSave menyimpan perubahan secara automatik dan mengurangkan risiko kehilangan data.

  • Version History membolehkan anda melihat versi terdahulu atau mengembalikan perubahan jika berlaku kesilapan besar.

Untuk mengaktifkannya, simpan dokumen dalam OneDrive atau SharePoint dan hidupkan butang AutoSave pada bahagian atas aplikasi.

Kesimpulan

Teknologi pejabat kita semakin canggih, tetapi tabiat kita juga perlu berubah seiring dengannya. Menggunakan format lama (.doc/.xls) di dalam persekitaran moden hanya akan menyusahkan diri sendiri dan rakan sekerja. Jadi, semak fail yang sering anda gunakan bersama pasukan hari ini. Jika tiada huruf "X" di hujung nama fail itu, luangkan masa 1 minit untuk menukarnya. Kerja menjadi lebih laju, data lebih selamat, dan tiada lagi drama "File Locked"!

Ulasan

Catat Ulasan

Catatan popular daripada blog ini

Kepentingan Literasi Digital dalam Dunia Moden

Oleh -
Imej
Didalam dunia teknologi canggih dan saling terkait pada pada masa kini, celik digital atau dikenalai juga sebagai literasi digital merupakan salah satu pengetahuan asas yang perlu di titik beratkan pada masa kini.  Celik digital ditakrifkan sebagai keupayaan untuk mengemudi, menilai dan mencipta maklumat secara berkesan dan kritis menggunakan pelbagai jenis sumber teknologi digital samada aplikasi mahupun peranti teknologi dalam mengolah, mengumpul mahupun menganalisa sebarang maklumat data yang ingin didigitalkan atau menjadikan sebarang set data untuk dianalisa.  Kebangkitan teknologi digital, terutamanya selepas pandemik COVID-19 telah memaksa dunia kini untuk bergerak dalam pengolahan maklumat yang diperolehi secara kritikal & kritis didalam kemahiran digital. Sama ada bekerja secara jarak jauh, mengakses maklumat penjagaan kesihatan atau mengambil bahagian didalam pendidikan secara atas talian. Kehidupan seharian pada masa kini sangat berkait dengan teknologi. Namun, ...
Baca Lagi »

Elak Menjadi Mangsa Penipuan! Cara Beli Barang Online dengan Selamat dan Mudah

Oleh -
Imej
Dalam era digital yang semakin berkembang, e-Dagang dan pembayaran digital telah menjadi  bahagian penting dalam kehidupan seharian kita. Dengan hanya beberapa klik, anda boleh membeli barangan keperluan, pakaian, gajet, dan pelbagai perkhidmatan tanpa perlu keluar rumah. Kepantasan dan kemudahan ini menjadikan e-dagang sebagai pilihan utama bagi ramai individu dan perniagaan. Namun, masih terdapat cabaran seperti penipuan dalam talian dan transaksi yang tidak selamat, yang memerlukan pengguna untuk lebih berhati-hati. Oleh itu, memahami konsep e-dagang dan cara pembayaran digital yang selamat amat penting bagi memastikan pengalaman membeli-belah dalam talian yang selesa dan selamat.     Apa itu E-Dagang dan Pembayaran Digital? E-dagang (e-commerce) merujuk kepada aktiviti membeli dan menjual barangan atau perkhidmatan secara dalam talian. E-dagang membolehkan pengguna membeli dari mana-mana sahaja tanpa perlu pergi ke kedai fizikal. Platform popular termasuk shopee, laza...
Baca Lagi »

9 Gadget Unik yang Wajib Dimiliki pada Tahun 2024

Oleh -
Imej
Dunia teknologi semakin berkembang pesat, dan setiap tahun kita diperkenalkan dengan pelbagai jenis gadget baru yang lebih canggih dan inovatif. Dalam era digital ini, teknologi memainkan peranan penting dalam memudahkan kehidupan seharian kita, daripada meningkatkan produktiviti hingga memberikan pengalaman hiburan yang tidak terlupakan. Tahun 2024 tidak terkecuali, dengan pelbagai gadget unik yang hadir dengan fungsi menarik dan ciri-ciri yang mampu menjadikan rutin harian kita lebih cekap dan menarik. Gadget-gadget ini tidak hanya sekadar alat, tetapi juga menjadi sebahagian daripada gaya hidup moden, membantu kita berhubung, bekerja, dan bersantai dengan cara yang lebih pintar. Artikel ini akan mengupas sembilan gadget yang paling unik di pasaran tahun 2024 dan mengapa anda harus memilikinya. 1. Cermin Mata AR (Augmented Reality) Cermin mata AR membawa pengalaman digital terus ke dalam dunia sebenar, menggabungkan elemen maya dengan pandangan fizikal anda. Contoh seperti Nreal ...
Baca Lagi »