Tip & Panduan: Jadualkan Mesyuarat Mudah dengan Microsoft Teams

Oleh -



Pengenalan

Microsoft Teams merupakan salah satu aplikasi komunikasi dan kolaborasi yang banyak digunakan di pejabat moden hari ini. Ia bukan sahaja memudahkan perbualan melalui chat dan panggilan suara, tetapi juga menyokong mesyuarat secara maya (online meeting), perkongsian dokumen, dan kerja berkumpulan secara real time.Sebagai Jabatan Teknologi Maklumat, menjadi tanggungjawab kita untuk memastikan semua pengguna memahami fungsi asas Teams – terutamanya cara untuk create meeting, share dan join meeting, serta mengurus mikrofon dan audio semasa mesyuarat.

Artikel ini akan menerangkan langkah-langkah mudah yang boleh dijadikan rujukan

1. Cara Membuat (Create) Meeting di Microsoft Teams

Terdapat dua cara utama untuk membuat mesyuarat di Teams: melalui aplikasi Teams terus, atau melalui Outlook (jika sudah disambungkan).

a. Membuat Meeting dalam Microsoft Teams

  1. Buka aplikasi Microsoft Teams.

  2. Klik pada tab Calendar di panel sebelah kiri.

  3. Pilih butang New Meeting (ikon + atau “Schedule meeting”).

  4. Masukkan butiran mesyuarat:

  • Title (Tajuk Mesyuarat): Contoh: “Mesyuarat Bulanan Unit Kewangan.”

  • Attendees (Peserta): Taip alamat e-mel staf yang ingin dijemput.

  • Date & Time (Tarikh & Masa): Tetapkan bila mesyuarat akan bermula.

  • Location (Lokasi): Jika mesyuarat fizikal, tulis lokasi bilik mesyuarat. Jika maya, biarkan kosong (Teams akan sediakan pautan).

  • Details (Maklumat Tambahan): Tulis agenda atau nota ringkas.

  1. Klik Save → Pautan mesyuarat akan terhasil secara automatik.

b. Membuat Meeting melalui Outlook

  1. Buka aplikasi Outlook.

  2. Klik pada New Teams Meeting di bahagian kalendar.

  3. Isikan maklumat mesyuarat seperti biasa (tajuk, tarikh, peserta).

  4. Pautan mesyuarat Teams akan dijana secara automatik dalam jemputan.

2. Cara Share (Kongsi) Meeting Link

Selepas meeting dijadualkan, anda boleh berkongsi pautan mesyuarat dengan mudah:

  1. Pergi ke tab Calendar dalam Teams.

  2. Klik pada mesyuarat yang sudah dibuat.

  3. Salin pautan (Copy Meeting Link).

  4. Kongsikan melalui e-mel, WhatsApp, atau chat Teams.

Tip Penting : Elakkan berkongsi link mesyuarat secara umum di media sosial untuk mengelakkan peserta yang tidak dikenali masuk (meeting hijack).

3. Cara Join (Sertai) Meeting

Terdapat beberapa cara untuk menyertai mesyuarat di Teams:

a. Melalui Jemputan E-mel

  1. Buka jemputan mesyuarat yang dihantar melalui Outlook.

  2. Klik butang Join Microsoft Teams Meeting.

  3. Anda akan terus dibawa ke aplikasi Teams atau pelayar web.

b. Melalui Aplikasi Teams

  1. Buka aplikasi Teams.

  2. Klik Calendar → Cari mesyuarat dalam senarai.

  3. Klik Join pada mesyuarat tersebut.

c. Melalui Link

  1. Jika ada pautan mesyuarat (meeting link), klik sahaja pautan itu.

  2. Pilih untuk masuk melalui aplikasi Teams atau pelayar web.

4. Mengurus Mikrofon dan Audio

Semasa mesyuarat, salah satu masalah biasa ialah bunyi bising atau echo. Oleh itu, penting untuk semua peserta tahu cara mengurus mikrofon dan audio dengan betul.

a. Sebelum Sertai Meeting

Apabila klik Join, Teams akan paparkan skrin tetapan:

  • Camera: boleh on/off kamera.

  • Mic: boleh mute/unmute mikrofon.

  • Audio settings: pilih peranti audio (speaker, headphone, earphone Bluetooth).

Tip: Jika guna headphone, pastikan dipilih sebagai audio device supaya bunyi lebih jelas.

b. Semasa Meeting

  • Mute/Unmute Mic: Klik ikon mikrofon di bar bawah.

    • Mute jika tidak bercakap.

    • Unmute apabila ingin bercakap.

  • Adjust Device Settings: Klik pada ikon “...” (More options) → Device settings untuk ubah speaker atau mikrofon.

  • Test Audio: Sebelum mesyuarat penting, cuba test call dalam Teams untuk pastikan mic dan speaker berfungsi.

c. Elak Masalah Audio Biasa

  • Echo: Berlaku bila guna speaker laptop tanpa headphone. Gunakan headphone untuk elak bunyi berbalik.

  • Bunyi Bising Latar: Gunakan fungsi Noise Suppression dalam Teams (ada di Settings → Devices).

  • Mic Tak Dengar: Pastikan Teams ada permission di Windows/Mac → Settings → Privacy → Microphone.

5. Fungsi Tambahan Berguna dalam Meeting

  • Share Screen: Klik ikon “Share” untuk paparkan PowerPoint, dokumen, atau keseluruhan skrin.

  • Chat: Peserta boleh hantar mesej atau soalan tanpa ganggu pembentang.

  • Record Meeting: Jika ada kebenaran, mesyuarat boleh dirakam untuk rujukan akan datang.

  • Raise Hand: Angkat tangan maya jika ingin bercakap tanpa memotong orang lain.



6. Amalan Terbaik (Best Practices) di Pejabat

  1. Masuk 5 minit awal untuk semak audio & mic.

  2. Mute mic bila tidak bercakap.

  3. Guna headphone untuk audio lebih jelas.

  4. Jangan kongsi link mesyuarat sembarangan.

  5. Gunakan nama sebenar semasa join supaya mudah dikenal pasti.

Kesimpulan

Microsoft Teams ialah platform penting untuk komunikasi pejabat. Dengan memahami cara membuat, berkongsi, dan menyertai mesyuarat, serta mengurus mikrofon dan audio dengan betul, setiap pengguna boleh memastikan mesyuarat berjalan lancar tanpa gangguan teknikal. Sebagai pengguna, kita perlu membiasakan diri dengan fungsi asas ini. Ingat, mesyuarat yang berkesan bukan hanya bergantung pada agenda, tetapi juga pada kelancaran penggunaan teknologi yang menyokongnya. 

Untuk rujukan lebih lanjut sila lawat ke portal https://itu.sadc.gov.my di bahagian solusi dan artikel "Microsoft Teams"


Ulasan

Catat Ulasan

Catatan popular daripada blog ini

Kepentingan Literasi Digital dalam Dunia Moden

Oleh -
Imej
Didalam dunia teknologi canggih dan saling terkait pada pada masa kini, celik digital atau dikenalai juga sebagai literasi digital merupakan salah satu pengetahuan asas yang perlu di titik beratkan pada masa kini.  Celik digital ditakrifkan sebagai keupayaan untuk mengemudi, menilai dan mencipta maklumat secara berkesan dan kritis menggunakan pelbagai jenis sumber teknologi digital samada aplikasi mahupun peranti teknologi dalam mengolah, mengumpul mahupun menganalisa sebarang maklumat data yang ingin didigitalkan atau menjadikan sebarang set data untuk dianalisa.  Kebangkitan teknologi digital, terutamanya selepas pandemik COVID-19 telah memaksa dunia kini untuk bergerak dalam pengolahan maklumat yang diperolehi secara kritikal & kritis didalam kemahiran digital. Sama ada bekerja secara jarak jauh, mengakses maklumat penjagaan kesihatan atau mengambil bahagian didalam pendidikan secara atas talian. Kehidupan seharian pada masa kini sangat berkait dengan teknologi. Namun, ...
Baca Lagi »

Elak Menjadi Mangsa Penipuan! Cara Beli Barang Online dengan Selamat dan Mudah

Oleh -
Imej
Dalam era digital yang semakin berkembang, e-Dagang dan pembayaran digital telah menjadi  bahagian penting dalam kehidupan seharian kita. Dengan hanya beberapa klik, anda boleh membeli barangan keperluan, pakaian, gajet, dan pelbagai perkhidmatan tanpa perlu keluar rumah. Kepantasan dan kemudahan ini menjadikan e-dagang sebagai pilihan utama bagi ramai individu dan perniagaan. Namun, masih terdapat cabaran seperti penipuan dalam talian dan transaksi yang tidak selamat, yang memerlukan pengguna untuk lebih berhati-hati. Oleh itu, memahami konsep e-dagang dan cara pembayaran digital yang selamat amat penting bagi memastikan pengalaman membeli-belah dalam talian yang selesa dan selamat.     Apa itu E-Dagang dan Pembayaran Digital? E-dagang (e-commerce) merujuk kepada aktiviti membeli dan menjual barangan atau perkhidmatan secara dalam talian. E-dagang membolehkan pengguna membeli dari mana-mana sahaja tanpa perlu pergi ke kedai fizikal. Platform popular termasuk shopee, laza...
Baca Lagi »

9 Gadget Unik yang Wajib Dimiliki pada Tahun 2024

Oleh -
Imej
Dunia teknologi semakin berkembang pesat, dan setiap tahun kita diperkenalkan dengan pelbagai jenis gadget baru yang lebih canggih dan inovatif. Dalam era digital ini, teknologi memainkan peranan penting dalam memudahkan kehidupan seharian kita, daripada meningkatkan produktiviti hingga memberikan pengalaman hiburan yang tidak terlupakan. Tahun 2024 tidak terkecuali, dengan pelbagai gadget unik yang hadir dengan fungsi menarik dan ciri-ciri yang mampu menjadikan rutin harian kita lebih cekap dan menarik. Gadget-gadget ini tidak hanya sekadar alat, tetapi juga menjadi sebahagian daripada gaya hidup moden, membantu kita berhubung, bekerja, dan bersantai dengan cara yang lebih pintar. Artikel ini akan mengupas sembilan gadget yang paling unik di pasaran tahun 2024 dan mengapa anda harus memilikinya. 1. Cermin Mata AR (Augmented Reality) Cermin mata AR membawa pengalaman digital terus ke dalam dunia sebenar, menggabungkan elemen maya dengan pandangan fizikal anda. Contoh seperti Nreal ...
Baca Lagi »